[비바100] "재택근무하면서 아직도 안 쓰세요"…업무효율 '만렙' 만드는 앱은

(사진출처=게티이미지)

 

코로나19 확산으로 인해 재택근무에 들어간 지 1년. 재택근무가 몸에 익어가고 있지만, 재택근무라는 특성상 쉽게 집중도가 떨어지기 십상이다. 이럴 때 재택근무를 도와주는 애플리케이션을 사용해 보는 것은 어떨까. 업무 집중도를 높여주고 효율을 올려주는 다양한 앱들을 소개한다.
 

현대모비스 직원이 자택에서 회사의 원격 업무 시스템을 이용해 화상 회의를 진행하며 재택근무하고 있다. (사진제공=현대모비스)

 

◇ 몸은 떨어져 있지만 회의는 더 쉽게 ‘줌’

재택근무 시행 전 회사에서 회의하려면 회의실 예약부터 챙겨야 할 서류까지 신경 쓸 게 많았지만, 이젠 ‘줌(ZOOM)’ 앱 하나만 있으면 링크를 공유해 누구라도 쉽게 회의를 시작할 수 있다.

비대면 트렌드가 본격화하면서 가장 주목을 받은 앱인 줌은 확장성도 우수하다. 40분이라는 시간 제약은 있지만, 무료로 100명까지 회의에 초대할 수 있고 유료로 전환하면 1000명까지 초대할 수 있다. 여기에다 회의 중간중간에 문서나 이미지, 스마트폰 화면 등을 전체 미팅에 띄워서 함께 효율적인 논의를 할 수 있다는 것도 또 하나의 장점이다.

참여를 위해서는 호스트가 주소를 보내줘야 하며, 비디오와 음소거 버튼을 회의 상황에 맞게 지정해 주면 된다. 줌과 비슷한 앱으로 시스코의 ‘웹엑스’와 마이크로소프트의 ‘팀즈’가 있다.

 

◇ 프로젝트 관리가 필요하다면 ‘트렐로’

프로젝트 관리 툴 앱인 ‘Trello(트렐로) 로고.

 

‘트렐로(Trello)’는 혼자서도, 팀 단위로도 할 일을 관리하는데 유용한 프로젝트 관리 툴이다. 일본 자동차 제조회사에서 생산 일정을 제때 맞추기 위해 시작한 ‘칸반(Kanban)’ 스케쥴링 시스템에서 착안한 것으로 진행 중인 프로젝트를 시각화하고, 컬럼을 활용해 시작부터 완료까지 관리할 수 있다.

할 일 하나를 카드 형태로 만들어, 커다란 하드보드지에 이리저리 옮겨 붙이며 할 일을 관리하는 과정은 직관적이면서도 효과적이다. 텍스트, 파일 등으로 할 일 카드를 만들고 진행 현황, 담당자 등에 따라 서로 다른 리스트 사이로 구성할 수 있다. 무료 버전은 최대 10개까지 보드를 만들 수 있고, 프로젝트별로 따로 보드를 만들고, 같이 협업할 사용자를 초대할 수도 있다. 트렐로와 비슷한 앱으로는 ‘라이크’, ‘아사나’ 등이 있다.

 

◇ 업무 집중도가 떨어졌다면 ‘포레스트’

 

업무집중도를 높여주는 앱 ‘Forest(포레스트) 앱 소개화면.

 

재택근무 업무시간 중 스마트폰에 자꾸 시선이 가면서 업무 집중도가 떨어지는 경우가 있다. 달라진 근무 환경 속에서 업무 시간만큼은 집중하는 습관을 만들고 싶다면 ‘포레스트(Forest)’ 앱을 추천한다. 역설적으로 들리겠지만 포레스트는 스마트폰을 통해 잠시 스마트폰을 멀리하도록 돕는 앱이다.

목표 시간을 정하고, 이 시간 동안 스마트폰을 사용하지 않을 때마다 나무 한 그루씩 심으며 가상의 숲을 가꾸는 앱으로, 숲이 조성되면 성취감을 느낄 수 있다. 특히 포레스트는 나무심기 단체인 ‘트리즈 포 더 퓨처(Trees for the Future)’와 함께 해 사용자가 집중에 성공해 얻은 코인으로 지구에 실제 나무를 심을 수 있다. 비슷한 앱으로는 ‘열공시간’, ‘녹스 오션’ 등이 있다.

 

◇ 효율적 시간 관리 위한 ‘부스티드’

 

시간 분배 등 시간 관리 앱인 ‘Boosted(부스티드)의 구동화면.

 

내가 업무 시간을 어떻게 분배하는지 파악하고, 이를 충실히 관리하고 싶다면 ‘부스티드(Boosted)’ 앱이 제격이다. 부스티드 앱에서 프로젝트와 세부 업무를 정리해 놓고, 해당 업무를 진행할 때마다 타이머를 켜고, 끄면서 각 프로젝트 및 업무에 얼마의 시간을 쓰고 있는지 기록할 수 있다. 데이터가 쌓이고 나면 캘린더, 리포트 등 다양한 통계를 통해 내 업무 패턴을 이해하고 발전시킬 수 있다. 부스티드는 이렇게 파악된 개인의 데이터를 서버에 저장하지 않고 각 스마트폰에 저장하며, 선택적으로 구글 드라이브의 개인 폴더에 백업할 수도 있다. 비슷한 앱으로 ‘타임튠’, ‘루프’ 등이 있다.

 

◇ 개인 메신저와 분리된 업무용 협업 툴이 필요하다면 ‘슬랙’

업무 메신저로 활용 가능한 앱인 ‘Slack(슬랙)’ 로고.

 

사내 메신저가 없고 개인 메신저와 분리된 업무용 협업 툴이 필요하다면 ‘슬랙(Slack)’을 추천한다. 업무용 메신저인 슬랙은 팀별로 다양한 알림과 수신 옵션기능을 제공하고 방해금지 시간을 지정하여 사생활 침해를 방지할 수 있다. 또한 팀 전환을 이용해 외부 담당자를 초대할 수 있으며, 다양한 외부 클라우드 서비스를 연동할 수 있는 기능도 제공한다.

이메일 대신 팀이나 프로젝트, 혹은 주제 단위로 ‘채널’을 생성해 대화로 논의를 주고받을 수 있다. 별도로 설정하지 않는 한 채널과 대화 내용이 조직 내 모든 사람에게 공개된다는 점은 낯설 수 있지만, 필요한 정보가 빠르게 공유된다는 측면에서는 재택근무 환경에서 효과적이다. 비슷한 앱으로는 ‘야머’, ‘허브스팟’ 등이 있다.

한장희 기자 mr.han777@viva100.com